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IL PIANO ORGANIZZATIVO
Con il piano organizzativo l’impresa completa il proprio dimensionamento e completa il quadro dei cosi che dovrà sostenere per il suo avvio e funzionamento. Esso prevede infatti:
la scelta della forma giuridica che l’impresa assumerà
La prima decisione è: soli o in compagnia?
Ovvero avviare un’attività di lavoro autonomo (ditta individuale) oppure creare una società. La differenza non sta nel numero di persone che lavorano all’iniziativa, dal momento che anche il lavoratore autonomo può avere collaboratori e dipendenti.
La differenza sta nel numero degli imprenditori cioè dei soggetti che sopportano il rischio d’impresa: nel caso del lavoro autonomo è sempre e solo uno, nella società invece viene ripartito tra i soci.
Si crea dunque un legame molto diverso tra imprenditore e dipendenti/collaboratori e tra soci: il legame sociale è molto forte e presuppone una concordanza di fini e di valori - oltre che una complementarità di competenze, se possibile – la presenza in ognuno delle doti del bravo imprenditore, che non è richiesta nel rapporto di lavoro.
Per cui, se pensi di non conoscere soggetti pienamente adatti a diventare tuoi soci, è meglio evitare di legarsi e avviare un’attività autonoma.
Se invece hai deciso di creare una società consulta la normativa per scegliere la forma più adatta alle tue esigenze.
Il consiglio
spesso le piccole iniziative si costituiscono sotto forma di “società di persone”, società cioè in cui le figure dei soci hanno una rilevanza maggiore rispetto al capitale apportato, e presentano oneri di costituzione poco elevati. D’altro lato però la società di persone non ha una personalità giuridica distinta dai soci, e la conseguenza più importante di ciò è che in caso di problemi finanziari della società sono i soci con i propri patrimoni a dover rispondere nei confronti dei creditori.
Sono società di persone: società semplice, società in nome collettivo, società in accomandita semplice
la definizione dei criteri di funzionamento interno
le regole di organizzazione disciplinano i rapporti tra le risorse che operano nell’impresa, definendo gerarchie e assegnando responsabilità; esistono schemi collaudati di organizzazione aziendale (funzionale, matriciale, divisionale,…) che non sempre sono pienamente applicabili nelle realtà di piccole dimensioni, nell’ambito delle quali valgono in genere alcune regole legate più all’esperienza che non all’adesione a modelli predefiniti. Che risultano però molto efficaci
- definire chiaramente il ruolo e le mansioni ad esso collegate di ciascuna risorsa e degli imprenditori per primi: la tendenza nelle piccole strutture è quella di lasciare indeterminati i confini tra i ruoli, eccedendo a volte nella interscambiabilità delle risorse che se può essere importante nell’ottica di garantire flessibilità alla struttura, può a sua volta creare confusione ed inefficienze. Assegnare precise responsabilità alle risorse non significa irrigidire la struttura, qualora venga comunque mantenuta la possibilità di una sostituzione nei casi in cui ciò sia funzionale a garantire una migliore erogazione dei servizi.
- limitare i vincoli gerarchici: può creare qualche intoppo di funzionamento prevedere troppi livelli gerarchici. Spesso le organizzazioni piatte, con pochi livelli cioè tra chi decide e chi fa, garantiscono rapidità di azione grazie allo snellimento delle procedure decisionali interne.
- assegnare ruoli coerenti con le competenze delle risorse: soprattutto in assenza di una attività di reclutamento pianificata è possibile che l’assegnazione dei compiti non sia pienamente in linea con le competenze effettivamente possedute dalle risorse. In tal caso, qualora non sia possibile accedere ad altre risorse esterne, potrebbe essere utile ricorrere ad un programma di formazione.
- prevedere momenti di incontro collettivo tra tutte le risorse, si tratta di una modalità importante per consentire la circolazione del sapere, per affrontare in modo corale eventuali problemi interni, per ascoltare le proposte di tutti come momento di crescita collettiva e di presa di consapevolezza di eventuali insoddisfazioni interne.
- predisporre un organigramma articolato e commentato che metta in evidenza il ruolo di ognuno e le proprie responsabilità, anche se le dimensioni della struttura possano farlo considerare un’operazione superflua.
la definizione del piano delle risorse umane
per gestire l’iniziativa l’imprenditore ha bisogno di essere affiancato da risorse dotate di un profilo coerente con i compiti che dovranno svolgere. Nel piano delle risorse infatti va indicato:
- il numero di risorse necessarie per gestire l’iniziativa, coerentemente con i volumi ipotizzati nel piano commerciale e tenendo conto della complessità del processo di erogazione dei diversi servizi.
- il ruolo che ogni risorsa dovrà svolgere nella gestione dell’impresa; una chiara definizione dei ruoli è fondamentale per orientare la ricerca delle risorse, in quanto chiarisce le competenze tecniche e l’esperienza richiesta, le attitudini ricercate.
- l’inquadramento contrattuale e il trattamento economico che si pensa di riservare alle diverse risorse.
la stima dei costi amministrativi
I costi amministrativi, o generali, sono quelli che l’impresa sostiene per lo svolgimento delle attività di supporto all’operatività aziendale. Sono costi amministrativi quelli che vengono sostenuti per il funzionamento quotidiano dell’impresa, indipendentemente dall’erogazione di servizi e dunque dallo svolgimento dell’attività tipica oggetto dell’impresa.
Esempi di costi amministrativi sono: le spese postali, le prestazioni professionali rese all’impresa da commercialisti e avvocati, le assicurazioni, le spese per le pulizie dei locali, la cancelleria,… che non fanno riferimento diretto all’erogazione dei servizi.
E’ importante considerare i costi amministrativi perché anche se non concorrono direttamente all’erogazione dei servizi che l’impresa vende, devono però essere coperti dai ricavi generati da tali servizi e come tali ribaltati su di essi al momento della fissazione dei prezzi di vendita.
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